Automatische Rechnungsanalyse

Nachdem die elektronische Prüfung von Energierechnungen sich in den letzten Jahren zum Leistungsschwerpunkt der Meine-Energie GmbH entwickelt hat, sind wir jetzt noch einen Schritt weiter gegangen.

Bisher wurden Rechnungsbelege auf Abweichungen zu den erwarteten Kosten überprüft. Diese erwarteten Kosten basieren auf einer Abbildung aller möglichen Abrechnungssysteme für Elektrizität und Gas. Im Rahmen einer Untersuchung zu den typischen Fehlerursachen in Energierechnungen wurde festgestellt, dass sich die auftretenden Fehler in unterschiedliche Klassen einteilen lassen. Die Nachverfolgung von Fehlern kann nach Klassen getrennt erfolgen, da sich Fehler in einer bestimmten Klasse typischer Weise im Rahmen geringer Abweichungen bewegen und auch nach kurzer Zeit vom Lieferanten wieder ausgeglichen werden. Andere Fehler erfordern eine sofortige Reklamation der Rechnung und dürfen in der Buchhaltung nicht zur Zahlung angewiesen werden.

Die Kunst besteht darin, die einen Fehler von den anderen automatisch zu unterscheiden und gleich die geeigneten Maßnahmen einzuleiten.

Zum Beispiel ist eine falsche Spannungsebene ein relativ häufig auftretender Fehler. Verfolgt der Lieferant für Elektrizität eine eigene Strategie in der Annahme oder Berechnung von Benutzungsstunden, so zeigen sich ähnliche Abweichungen wie bei einer falschen Spannungsebene.

Jetzt werden diese Fehlerbilder automatisch unterschieden und sicher erkannt. Für die manuelle Kontrolle von Energierechnungen bedeutet dies eine spürbare Erleichterung, da die Ursachen von Abweichungen direkt am Rechnungsbeleg kommentiert werden und gleichzeitig schwerwiegende Fehler wie eine falsche Spannungsebene sofort zur Reklamation führen. Fälle abweichender Benutzungsstunden können unterjährig in einem abgestimmten Toleranzband akzeptiert werden. Mit der letzten Rechnung eines Jahres müssen dann alle Fehler und zwischenzeitlichen Abweichungen ausgeglichen sein, bevor die letzte Zahlung angewiesen wird.

Wir können so die Anzahl der zur manuellen Nachbearbeitung ausgesteuerten Belege von 20 % auf ca. 5 % reduzieren.

Mit der Einführung elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD-Format erreichen wir somit bisher unerreichbare Bearbeitungszeiten.

Dieses Projekt wurde gefördert durch die Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB) im Auftrag des Ministeriums für Wirtschaft und Energie des Landes Brandenburg (MWE) mit dem Programm "Brandenburger Innovationsgutschein".

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